Como contratar um funcionário no Simples Nacional: guia completo e detalhado para sua empresa
Contratar um funcionário é um passo fundamental para o crescimento da sua empresa. Porém, essa decisão envolve uma série de obrigações legais, fiscais e trabalhistas que precisam ser cumpridas à risca para evitar multas, processos e prejuízos financeiros.
Neste guia completo, você vai encontrar tudo o que precisa saber para contratar dentro da lei, com segurança e planejamento, especialmente se sua empresa está no Simples Nacional.
Planejar a contratação é essencial
Antes de anunciar a vaga, pare e reflita:
Necessidade real do negócio → qual função será exercida? É indispensável contratar agora?
Impacto financeiro → salário, encargos, benefícios e impostos cabem no seu orçamento?
Capacidade de gestão → sua empresa está pronta para lidar com as obrigações legais?
Um bom planejamento evita surpresas no caixa e garante que a contratação traga resultados positivos de verdade.
Tipos de contratação: quais são as suas opções?
1. CLT (carteira assinada)
Vínculo formal, com todos os direitos da CLT.
Obrigações: FGTS, INSS, 13º, férias, benefícios e registro no eSocial.
2. Contrato temporário
Prazo determinado para demandas sazonais, projetos ou substituições.
Regras da Lei 6.019/74.
3. Contrato de estágio
Voltado para estudantes.
Baseado na Lei 11.788/08.
4. Prestador de serviços (PJ/MEI)
Sem vínculo empregatício, indicado para serviços pontuais.
⚠️ Cuidado: se houver vínculo disfarçado, a empresa pode responder por passivos trabalhistas.
Sindicato e convenção coletiva: atenção redobrada
O sindicato da categoria é responsável por representar os interesses dos trabalhadores de um determinado setor. Ele negocia e firma a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), documento que complementa a CLT com regras específicas para cada profissão.
Alguns pontos que geralmente estão definidos na convenção coletiva:
Piso salarial da categoria: valor mínimo que sua empresa deve pagar, mesmo que o salário mínimo nacional seja menor.
Benefícios obrigatórios: como vale-alimentação, refeição ou auxílio-creche, dependendo da atividade.
Jornada especial de trabalho: em algumas categorias, a carga horária é reduzida (ex: professores, jornalistas, profissionais da saúde).
Adicionais: insalubridade, periculosidade, adicional noturno, tempo de serviço ou outros ganhos que podem ser exigidos.
Datas-base e reajustes salariais: o sindicato estabelece a época do ano em que deve haver correção salarial.
Multas por descumprimento: valores que a empresa terá que pagar caso não respeite os direitos previstos.
👉 Por isso, antes de contratar, é fundamental que você consulte a convenção coletiva do sindicato correspondente à atividade da sua empresa.
Ignorar essas regras pode gerar:
Multas aplicadas pelo sindicato;
Reclamações trabalhistas movidas pelo funcionário;
Ações na Justiça do Trabalho que podem sair muito mais caras do que cumprir a convenção desde o início.
Além disso, muitos sindicatos oferecem suporte e orientação para as empresas, como esclarecimento de dúvidas sobre cláusulas ou até modelos de documentos trabalhistas.
Sindicato e convenção coletiva: atenção redobrada
A jornada de trabalho é um dos pontos mais fiscalizados na relação entre empresa e funcionário. Ela define quantas horas o colaborador deve trabalhar por dia e por semana, além das regras para descanso e pagamento de horas extras.
Regras gerais da CLT
Duração padrão: 8 horas por dia e 44 horas por semana.
Intervalo intrajornada (para descanso e refeição):
Até 6 horas de trabalho → mínimo 15 minutos;
Mais de 6 horas → de 1 a 2 horas de intervalo.
Descanso semanal remunerado: normalmente aos domingos, mas pode variar conforme a atividade.
Banco de horas: pode ser adotado mediante acordo ou convenção coletiva, permitindo compensar horas extras com folgas futuras.
Horas extras
Permitido até 2 horas extras por dia.
Pagamento:
+50% em dias úteis;
+100% em domingos e feriados.
Se houver banco de horas, a compensação deve seguir as regras estabelecidas em acordo coletivo ou individual.
Dicas práticas para evitar problemas
Nunca deixe de conceder o intervalo para descanso → se o funcionário trabalhar direto, a empresa deve pagar como hora extra.
Se optar pelo banco de horas, registre tudo por escrito (acordo individual ou coletivo).
Lembre-se de que jornadas exaustivas ou não registradas são um dos principais motivos de processos trabalhistas.
Salário, encargos e benefícios: entenda o custo real de um funcionário
Muitos empresários olham apenas para o salário bruto na hora de contratar.
Porém, o verdadeiro custo de um colaborador envolve encargos trabalhistas, previdenciários e benefícios obrigatórios.
1. Salário
Salário bruto: valor registrado em carteira.
Salário líquido: é o que o funcionário efetivamente recebe, já descontados:
INSS do empregado (alíquota de 7,5% a 14%, conforme a faixa salarial).
IRRF (quando aplicável, conforme a tabela do imposto de renda).
Vale-transporte (até 6% do salário base).
📌 Exemplo:
Um salário de R$ 2.000,00 terá um desconto aproximado de R$ 150,00 de INSS + até R$ 120,00 de VT, resultando em um líquido próximo de R$ 1.730,00 (sem considerar IR).
2. Encargos para a empresa (Simples Nacional)
Mesmo no Simples Nacional, a empresa arca com custos além do salário:
INSS patronal → já incluído no DAS.
FGTS → 8% do salário bruto (obrigatório todo mês).
13º salário → pago em duas parcelas (novembro e dezembro).
Férias + 1/3 → direito adquirido após 12 meses, com adicional de 1/3 do salário.
Rescisão (quando ocorre) → inclui saldo de salário, férias proporcionais + 1/3, 13º proporcional e multa de 40% sobre o FGTS.
📌 Exemplo prático com salário de R$ 2.000,00:
FGTS: R$ 160,00/mês
13º proporcional: R$ 166,66/mês (quando diluído)
Férias + 1/3 proporcional: R$ 222,22/mês (quando diluído)
➡️ Só com esses encargos, o custo sobe em média para R$ 2.548,88/mês.
3. Benefícios obrigatórios
Vale-transporte: obrigatório quando solicitado pelo funcionário. A empresa paga a diferença entre o valor gasto e o desconto de até 6% do salário.
Vale-refeição ou alimentação: obrigatório quando previsto em convenção coletiva.
Adicionais legais (quando aplicável):
Insalubridade → até 40% do salário mínimo.
Periculosidade → 30% do salário base.
Adicional noturno → 20% para jornada entre 22h e 5h.
👉 Resumo: contratar um funcionário com salário de R$ 2.000,00 representa um custo médio de R$ 2.500,00 mensais, podendo variar conforme adicionais previstos na convenção coletiva.
Obrigações da empresa e erros que você não pode cometer
Contratar um funcionário não termina no registro. Manter a relação trabalhista em dia exige atenção constante a prazos e obrigações. Cumprir corretamente evita multas, processos e dores de cabeça no futuro.
✅ Suas obrigações como empregador
Mensais
Pagar a folha de salários até o 5º dia útil.
Recolher o FGTS até o dia 20 de cada mês.
Pagar a guia de INSS até o dia 20.
Anuais
Pagar o 13º salário (1ª parcela até 30/11 e 2ª até 20/12).
Conceder e pagar férias + 1/3 dentro do prazo legal.
Atualizar salários e benefícios conforme a convenção coletiva.
❌ Erros mais comuns que custam caro
Não registrar o funcionário dentro do prazo legal.
- Ignorar o piso salarial e benefícios previstos pela convenção coletiva.
Falhar no controle de jornada e horas extras.
Conceder férias fora do prazo ou sem o adicional de 1/3.
👉 Ao cumprir suas obrigações em dia e evitar esses erros, você garante segurança jurídica, tranquilidade na gestão e economia para o seu negócio.
Checklist final para contratar sem dor de cabeça
✔ Planejamento financeiro da vaga
✔ Consulta ao sindicato
✔ Definição do contrato
✔ Documentos completos
✔ Controle de ponto
✔ Pagamento correto de salários/encargos
✔ Cumprimento de obrigações mensais e anuais
Contrate com segurança e foque no crescimento do seu negócio
Contratar um funcionário pode parecer burocrático e cheio de regras, mas não precisa ser um problema. Cumprindo todas as obrigações legais, pagando corretamente salários, encargos e benefícios, e evitando erros comuns, sua empresa garante segurança jurídica, evita multas e protege seu caixa.
É justamente por isso que contar com um escritório de contabilidade especializado faz toda a diferença. Com a Contabiliza BSB, você garante:
Todos os processos realizados dentro da lei;
Folha de pagamento sempre correta e atualizada;
Suporte completo para dúvidas trabalhistas e planejamento fiscal;
Tranquilidade e segurança para focar no crescimento do seu negócio.
👉 Não arrisque: contrate com transparência, profissionalismo e segurança jurídica. Conte com a Contabiliza BSB e faça sua empresa crescer com confiança.